On est tous à la recherche de moyens et d’astuces pour être plus efficace ou plus productif. En fait, l’essentiel a déjà été formulé il y a une vingtaine d’années : en 2001, le théoricien américain de la productivité David Allen publiait un livre qui expliquait sa méthode GTD (Getting Things Done). Si vous ne la connaissez pas ou si vous avez oublié ses fondamentaux, vous ne perdrez pas votre temps à lire la suite : elle pourrait transformer votre manière de travailler, voire de vivre.
Derrière GTD se cache l’acronyme Getting Things Done (Faire avancer les choses). David Allen propose un système simple pour mieux s’organiser, être plus productif et moins stressé. Dit comme ça, on pourrait croire à une brochure publicitaire d’un gourou du web. Mais j’utilise cette méthode GTD depuis environ quinze ans et, chaque jour, je me félicite d’avoir dépensé 21,90 € pour « S’organiser pour réussir », le titre français de ce best-seller international.
Au cœur du concept
Sans développer ici tous les aspects (le livre fait près de 300 pages), la méthode GTD repose sur un principe simple : des to-do lists. J’imagine la mine déçue de certains lecteurs : « les to-do lists, c’est déjà bien connu et ça ne marche pas ». Mais peut-être que vous ne les employez pas de la bonne façon.
Le système GTD se gère à partir d’au moins 6 listes :
- Une liste de capture, dans laquelle vous capturez à la volée toutes les choses à faire.
- Une liste d’actions pour votre projet, ou plusieurs listes si vous avez plusieurs projets. Je développe cet aspect d'ici quelques paragraphes.
- Une liste d’actions hors projet. Par exemple, actuellement, dans cette liste, j’ai mis : « prendre rendez-vous pour le contrôle technique de ma voiture » et « acheter des piles CR2430 ».
- Une liste « en attente ». J’y mets tout ce qui ne dépend pas de moi. J’attends que d’autres le fassent. Dans cette liste, j’ai par exemple « Aller sur mon compte bancaire et vérifier si Leclerc m’a payé ma facture », « Demandez à Grégoire s’il a bien envoyé le bon de commande au fournisseur ».
- Une liste « un jour, peut-être ». Vous y inscrivez des idées ou des projets qui pourraient devenir actifs dès que vous en aurez le temps et l’envie.
- Une liste de contrôle ou de procédure. En fait, vous en aurez plusieurs. Vous y listez les choses à vérifier. J’ai créé par exemple une liste des choses à emporter avant de partir en voyage. Qui n’a pas pesté contre un oubli après avoir ouvert sa valise ? Quant à la liste de procédure, elle vous détaille la façon de faire une tâche complexe et régulière. En tant qu’entrepreneur, pensez par exemple au calcul des cotisations sociales et à leur renseignement sur le site de l’URSAFF. Les joies de l’administration ! Heureusement, avec ma to-do list dédiée, je fonctionne en pilote automatique et je souris (presque) quand j’ai payé mes charges.
Ces listes, vous pouvez les remplir dans une application de votre téléphone (Android propose par exemple « Notes »). Personnellement, j’utilise un petit carnet que j’ai toujours dans la poche ou un sac. Oui, je fais partie de l’ADUP (Association des Derniers Utilisateurs du Papier).
En résumé, la méthode GTD affine les to-do lists pour les rendre plus actionnables et plus ciblées. Mais concrètement comment ça marche ?
Les 3 étapes d’un bon flux de travail
Pour appliquer la méthode GTD au quotidien, la procédure est simple et adaptable à votre situation. Tellement adaptable que j’avoue m’être parfois écarté de la méthode originale.
Étape 1 : le brainstorming
Prévoyez une phase d’environ 30 min pendant laquelle vous remplissez votre liste de capture (la première des to-do lists). C’est le moment où vous vous lâchez. Vous marquez tout ce que vous devez ou voulez faire, demain, dans 6 mois ou d’ici 10 ans... Un petit tour dans votre boîte mail devrait vous fournir quelques idées d’actions à court terme. Ne vous souciez pas de l’ordre. Écrivez.
Étape 2 : la répartition des tâches
Reportez les différentes tâches précédemment définies dans les autres listes. La plupart rejoindront probablement des listes d’actions « projet ». À chaque projet sa to-do list. En fait, je vous conseille d’affiner davantage. Par exemple, pour mon projet principal, je remplis plusieurs to-do lists : une liste d’actions basiques et 3 listes à objectifs (augmenter mon revenu, augmenter le nombre d’abonnés à ma newsletter et gagner du temps).
Prenez « projet » au sens large. Il ne se limite pas à votre travail. Les projets concernent tous les aspects de votre vie, qui vous tiennent à cœur : votre couple, votre famille, vos relations sociales, votre bien-être. Oui, vous pouvez avoir une to-do list dédié à votre conjoint ! Oui, vous pouvez créer une to-do list pour votre projet de voyage au Canada. Les 6 listes de base, préconisées par David Allen, peuvent donc se multiplier, mais, au moins, vous disposez du même nombre de boussoles. Et votre cerveau arrête de ruminer la nuit, faute d’avoir couché vos idées sur papier (phrase qui parlera aux membres de l’ADUP).
Si vous préférez, organisez vos listes par contexte : toutes les choses à faire à la maison, au bureau, dans les transports… En effet, il n’est pas très utile de lire sur votre liste que vous devez changer l’ampoule de votre salon alors que vous êtes assis dans un train qui file à toute vitesse.
Étape 3 : la priorisation des tâches
Vous vous sentirez peut-être abattu après vous être épanché sur vos listes. Appelons le Général Eisenhower (1890-1969) à la rescousse. Avant de devenir président des États-Unis, il a été le grand organisateur du débarquement des Alliés en 1944. Pour réussir cet objectif ambitieux, il s’est appuyé sur un tableau qui l’aidait à savoir par quoi attaquer. Et, pour attaquer, on peut faire confiance à un militaire.
Dans cette matrice, chacune de vos tâches relève d’une de ces 4 catégories. Bien sûr, vous devez vous concentrer sur le quadrant « Urgent et important » et « important, mais pas urgent ». Dans mon cas, je vais être attentif aux tâches dans ma to-do list à objectifs « Augmenter mes revenus ». Pour le quadrant « non urgent et non important », soit vous déléguez ces tâches, soit vous les inscrivez sur la to-do list « un jour peut-être ».
Vous êtes maintenant prêts à agir efficacement. Pour que ce système ne grippe pas dans les prochaines semaines, il y a néanmoins quelques principes à respecter.
Derniers conseils contre le chaos
À force d’utiliser la méthode GTD au quotidien, je m’aperçois de quelques précisions et ajustements nécessaires :
- N’encombrez pas vos listes de tâches routinières. Inutile de préciser de lire vos mails. Je n’indique pas non plus : « rédiger trois posts par semaine pour les réseaux sociaux ». Cela fait partie de ma routine de travail.
- Inscrivez des tâches actionnables. Par exemple, cette semaine, je devais refaire mon site Internet. Je n’ai pas inscrit « Refaire mon site Internet ». C’est trop flou. À la place, j’ai précisé trois tâches : 1) Faire analyser par ChatGPT mon site pour qu’il me suggère des pistes d’améliorations 2) visitez 5 à 10 sites dans la même thématique que la mienne pour avoir des idées de design 3) Me former sur Wordpress pour utiliser des thèmes FSE (Full site editing). Avec une telle feuille de route, j’ai atteint mon objectif sans procrastiner.
- Toute tâche qui nécessite moins de 2 min doit être faite de suite. C’est l’auteur David Allen qui le dit. Alors, faut l’écouter. En suivant ce conseil, vous évitez d’encombrer vos to-do lists avec des tâches rapides à exécuter. Vous les faites immédiatement et vous allez vous sentir bien d’être dans l’action et d’avancer.
- Faites une revue, au moins hebdomadaire, de vos listes. L’entretien du système GTD repose sur ce principe. Videz votre liste de capture (la liste n° 1) pour la ventiIer dans les autres listes, rayez les tâches effectuées (ça fait tellement de bien), vérifiez que vous avez avancé dans les différents projets sans en avoir délaissé, transformez des tâches floues en tâches actionnables... Cette revue est tellement importante qu’elle doit être fixée dans votre calendrier.
Grâce à la méthode GTD, vous disposez d’actions faciles à mettre en place dans différentes listes. Vous aurez le sentiment d’avancer et de piloter vos projets et votre vie. Je vous remercie de m’avoir lu gentiment jusqu’ici, mais, maintenant, il faut tester. N’oubliez pas : GTD = Getting Things Done = Faire avancer les choses.
1 Commentaire
Merci Laurent pour cet article particulièrement fouillé, pédagogique et parfois même drôle :-)